Czy każda firma musi wykonać audyt energetyczny, czy tylko duże przedsiębiorstwa?

Nie każda firma ma obowiązek przeprowadzania audytu energetycznego przedsiębiorstwa. W polskim systemie prawnym obowiązek ten dotyczy przede wszystkim dużych przedsiębiorców, czyli podmiotów, które nie spełniają kryteriów mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcy. Mniejsze firmy mogą wykonywać audyty dobrowolnie, na przykład w celu ograniczenia kosztów energii, uzyskania dofinansowania albo przygotowania inwestycji w termomodernizację, fotowoltaikę czy modernizację maszyn.

Znaczenie ma jednak nie tylko liczba pracowników konkretnej spółki. Przy ustalaniu statusu przedsiębiorstwa trzeba uwzględnić również jego powiązania kapitałowe i organizacyjne z innymi podmiotami. Firma zatrudniająca kilkadziesiąt osób może więc zostać uznana za dużego przedsiębiorcę, jeżeli należy do odpowiednio dużej grupy kapitałowej.

Sprawdź ➡ obowiązkowy audyt energetyczny kogo dotyczy?

Które przedsiębiorstwa podlegają obowiązkowemu audytowi energetycznemu?

Zasady przeprowadzania audytu energetycznego przedsiębiorstwa określa ustawa z 20 maja 2016 roku o efektywności energetycznej. Zgodnie z przyjętym w niej modelem obowiązek dotyczy przedsiębiorcy, który nie jest mikroprzedsiębiorcą ani małym lub średnim przedsiębiorcą.

Za dużego przedsiębiorcę uznaje się co do zasady podmiot, który przekracza kryteria właściwe dla sektora MŚP. W praktyce status ten powstaje najczęściej wtedy, gdy przedsiębiorstwo:

• zatrudnia co najmniej 250 pracowników;
• zatrudnia mniej niż 250 pracowników, ale przekracza określone limity finansowe dotyczące rocznego obrotu lub sumy bilansowej.

Przy ocenie wielkości firmy należy brać pod uwagę dane dotyczące nie tylko badanego przedsiębiorstwa, lecz także przedsiębiorstw partnerskich i powiązanych. Oznacza to, że kwalifikacji nie można przeprowadzać wyłącznie na podstawie informacji widocznych w sprawozdaniu jednej spółki.

Obowiązek audytowy zależy od statusu przedsiębiorcy, a nie od rodzaju prowadzonej działalności. Może więc obejmować zakład produkcyjny, sieć handlową, firmę logistyczną, przedsiębiorstwo usługowe, operatora nieruchomości albo spółkę działającą w branży informatycznej.

Czy mikro-, małe i średnie firmy muszą wykonywać audyt?

Mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa zasadniczo nie są objęte ustawowym obowiązkiem cyklicznego przeprowadzania audytu energetycznego przedsiębiorstwa. Nie oznacza to jednak, że audyt nigdy nie będzie im potrzebny.

Wykonanie analizy energetycznej może być wymagane na podstawie warunków programu dotacyjnego, umowy finansowania, regulaminu konkursu albo dokumentacji konkretnej inwestycji. Przykładowo firma ubiegająca się o wsparcie na poprawę efektywności energetycznej może zostać zobowiązana do przedstawienia audytu uzasadniającego planowane oszczędności.

Należy również odróżnić audyt energetyczny przedsiębiorstwa od audytu energetycznego budynku, audytu efektywności energetycznej oraz świadectwa charakterystyki energetycznej. Dokumenty te mają inne cele, zakresy i podstawy prawne. Zwolnienie z obowiązku audytu przedsiębiorstwa nie oznacza automatycznie, że firma nie będzie musiała sporządzić innego opracowania związanego z energią.

Jak często duża firma musi przeprowadzać audyt energetyczny?

Duży przedsiębiorca powinien przeprowadzać audyt energetyczny przedsiębiorstwa co najmniej raz na cztery lata. Termin liczy się od dnia wykonania poprzedniego audytu.

Czteroletni cykl oznacza, że firma powinna stale kontrolować datę ostatniego badania. Samo rozpoczęcie przygotowań przed upływem terminu może nie wystarczyć. Audyt powinien zostać zakończony w odpowiednim czasie, a przedsiębiorca musi posiadać dokumentację potwierdzającą jego wykonanie.

Po przeprowadzeniu audytu przedsiębiorca zawiadamia Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki o jego wykonaniu. Zawiadomienie powinno zostać przekazane w terminie przewidzianym w ustawie. Dokumentację audytu należy przechowywać do celów kontrolnych przez okres określony w przepisach.

Co powinien obejmować audyt energetyczny przedsiębiorstwa?

Audyt energetyczny przedsiębiorstwa ma przedstawiać wiarygodny obraz zużycia energii oraz wskazywać możliwości poprawy efektywności energetycznej. Nie może ograniczać się do pobieżnego zestawienia faktur za prąd lub gaz.

Analiza powinna opierać się na aktualnych, reprezentatywnych i możliwych do zweryfikowania danych dotyczących zużycia energii. Obejmuje ona przede wszystkim budynki, instalacje przemysłowe, procesy technologiczne oraz transport związany z działalnością przedsiębiorstwa.

Audyt powinien obejmować co najmniej 90% całkowitego zużycia energii przez przedsiębiorstwo. W praktyce wymaga to zebrania danych ze wszystkich istotnych lokalizacji i obszarów działalności. W przedsiębiorstwach wielooddziałowych konieczne może być przeanalizowanie zakładów produkcyjnych, magazynów, biur, sklepów, centrów logistycznych i floty pojazdów.

Wyniki audytu powinny umożliwiać ocenę opłacalności przedsięwzięć służących ograniczeniu zużycia energii. Rekomendacje mogą dotyczyć między innymi wymiany urządzeń, modernizacji oświetlenia, odzysku ciepła, poprawy izolacyjności budynków, optymalizacji procesów technologicznych albo zmiany sposobu zarządzania energią.

Przedsiębiorca nie ma jednak ogólnego obowiązku wdrożenia wszystkich zaleceń wskazanych w audycie. Dokument ma przede wszystkim rozpoznać potencjał oszczędności i dostarczyć danych potrzebnych do podejmowania decyzji inwestycyjnych.

Czy duże przedsiębiorstwo może zostać zwolnione z obowiązku audytu?

Duża firma może nie wykonywać odrębnego audytu energetycznego przedsiębiorstwa, jeżeli posiada odpowiedni system zarządzania energią albo system zarządzania środowiskowego, a w ramach tego systemu przeprowadzono audyt spełniający wymagania ustawy.

W praktyce zwolnienie może dotyczyć przedsiębiorstw korzystających na przykład z systemu zarządzania energią zgodnego z normą ISO 50001 lub z systemu zarządzania środowiskowego EMAS. Sam certyfikat nie zawsze jest jednak wystarczający. System musi obejmować audyt energetyczny odpowiadający zakresowi wymaganemu przez przepisy.

Firma powinna więc sprawdzić, czy analiza wykonana w ramach systemu zarządzania obejmuje odpowiednią część zużycia energii, wykorzystuje właściwe dane i uwzględnia wszystkie istotne obszary działalności. Brak któregoś z tych elementów może oznaczać, że warunki zwolnienia nie zostały spełnione.

Jak ustalić, czy firma jest dużym przedsiębiorcą?

Ocena powinna rozpocząć się od zebrania danych dotyczących zatrudnienia, rocznego obrotu i sumy bilansowej. Następnie trzeba ustalić, czy przedsiębiorstwo jest niezależne, partnerskie czy powiązane z innymi podmiotami.

Największe ryzyko błędnej kwalifikacji występuje w grupach kapitałowych. Firma może samodzielnie nie przekraczać limitów właściwych dla sektora MŚP, ale po doliczeniu danych przedsiębiorstw powiązanych może utracić status średniego przedsiębiorcy.

Przy ocenie należy przeanalizować między innymi:

• strukturę udziałów i praw głosu;
• możliwość wywierania dominującego wpływu na inne podmioty;
• wspólne zarządzanie i zależności organizacyjne;
• dane finansowe oraz zatrudnienie w przedsiębiorstwach partnerskich i powiązanych;
• zmiany właścicielskie, które nastąpiły od poprzedniej kwalifikacji.

Status przedsiębiorstwa warto sprawdzać regularnie, szczególnie po przejęciu innej spółki, wejściu inwestora, reorganizacji grupy albo istotnym zwiększeniu zatrudnienia. Przyjęcie błędnego statusu MŚP nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za niewykonanie obowiązkowego audytu.

Czy oddział lub spółka zależna wykonuje osobny audyt?

Obowiązek audytowy odnosi się do przedsiębiorcy jako podmiotu prawnego. Jeżeli jedna spółka prowadzi kilka oddziałów, zakładów lub magazynów, ich zużycie energii powinno zostać uwzględnione w audycie tej spółki.

W grupie kapitałowej poszczególne spółki mogą być odrębnymi przedsiębiorcami. Każda z nich powinna więc ustalić swój status oraz zakres obowiązków. Dopuszczalne może być przeprowadzenie skoordynowanego audytu obejmującego kilka podmiotów, ale dokumentacja musi pozwalać na wykazanie, że obowiązek każdej spółki został wykonany prawidłowo.

Nie należy utożsamiać analizy statusu przedsiębiorstwa z zakresem samego audytu. Dane spółek powiązanych mogą decydować o tym, czy dany podmiot jest dużym przedsiębiorcą, natomiast zakres zużycia energii powinien odpowiadać działalności przedsiębiorcy objętego obowiązkiem.

Jakie konsekwencje grożą za brak audytu energetycznego?

Niewykonanie obowiązkowego audytu energetycznego przedsiębiorstwa może skutkować nałożeniem kary pieniężnej. Zgodnie z ustawowym mechanizmem jej wysokość może sięgać do 5% przychodu ukaranego przedsiębiorcy osiągniętego w poprzednim roku podatkowym.

Przy ustalaniu kary właściwy organ powinien brać pod uwagę okoliczności naruszenia, jego zakres oraz dotychczasowe zachowanie przedsiębiorcy. W określonych przypadkach możliwe jest odstąpienie od wymierzenia kary, nie należy jednak traktować tego jako rozwiązania zastępującego terminowe wykonanie obowiązku.

Ryzyko dotyczy nie tylko całkowitego braku audytu. Wątpliwości mogą powstać również wtedy, gdy dokument nie obejmuje wymaganej części zużycia energii, został wykonany na podstawie niepełnych danych albo przedsiębiorca bezpodstawnie uznał, że korzysta ze zwolnienia.

Czy kryteria obowiązkowego audytu mogą się zmienić?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1791 w sprawie efektywności energetycznej przewiduje model, w którym obowiązki przedsiębiorstw są w większym stopniu powiązane z ich średnim rocznym zużyciem energii, a nie wyłącznie z klasyfikacją firmy jako dużego przedsiębiorcy.

W związku z dostosowywaniem prawa krajowego zakres podmiotów zobowiązanych do przeprowadzania audytów lub wdrażania systemów zarządzania energią może ulec zmianie. Oznacza to, że po wejściu w życie nowych przepisów znaczenie może mieć nie tylko wielkość firmy, lecz także ilość zużywanej przez nią energii.

Przedsiębiorstwa energochłonne, również te należące obecnie do sektora MŚP, powinny więc śledzić zmiany legislacyjne. Z kolei niektóre duże firmy o niewielkim zużyciu energii mogą zostać objęte innymi zasadami niż w dotychczasowym modelu.

Kogo rzeczywiście dotyczy obowiązek wykonania audytu?

Według dotychczasowych zasad obowiązkowy audyt energetyczny przedsiębiorstwa nie dotyczy każdej firmy. Powinny go wykonywać przede wszystkim duże przedsiębiorstwa, czyli podmioty, które po uwzględnieniu danych przedsiębiorstw partnerskich i powiązanych nie spełniają kryteriów sektora MŚP.

Audyt przeprowadza się co najmniej raz na cztery lata i powinien on obejmować co najmniej 90% całkowitego zużycia energii. Duży przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia, jeżeli posiada odpowiedni system zarządzania energią lub środowiskiem obejmujący audyt zgodny z wymaganiami ustawy.

Mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą wykonywać audyty dobrowolnie albo w związku z planowaną inwestycją lub ubieganiem się o dofinansowanie. Ze względu na zmiany wynikające z unijnej dyrektywy o efektywności energetycznej każda firma o wysokim zużyciu energii powinna jednak regularnie sprawdzać, czy nie została objęta nowymi obowiązkami.

Podstawy prawne: ustawa z 20 maja 2016 roku o efektywności energetycznej; ustawa z 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców; zalecenie Komisji 2003/361/WE dotyczące definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw; dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1791 w sprawie efektywności energetycznej.